Pošto smo u prethodnom članku obradili temu uređivanja radnog prostora, sada ćemo posmatrati onaj drugi aspekt koji u velikoj meri utiče na produktivnost, a to je pravilna i optimalna upotreba računara.
Maltene je nezamislivo da u današnje vreme nemamo neki tip računara na radnom mestu, čak iako se ne bavimo nečim usko vezanim za primenu računara, tako da bi nam valjalo te mašine učiniti što korisnijim u radu i dodatno pomoći sebi u organizaciji.
1. Uređivanje radnog okruženja uz pomoć računara
Računar u velikoj meri može i poželjno je da nas oslobodi od trošenja i čuvanja papirnih dokumenata. Ukoliko imate skener, sve papirne dokumente koji nisu obavezni da postoje u fizičkoj formi skenirajte u računar i bacite, a one koji vam trebaju u originalu skenirajte i odložite negde da ne smetaju. Imenike i adresare takođe možete preseliti u računar, pogotovo ako isti stoji uključen i pristupačan tokom celog radnog vremena.
Uvedite sistematizaciju foldera i imenovanja dokumenata, čuvajte sve na particiji hard diska odvojenoj od sistemske (izbegavajte da sve snimate na desktop, samo ostavite prečicu ka folderu – ako ne znate kako, pitajte nekoga ko zna da vam pokaže). Ako u firmi postoji više računara i potreban je pristup istim fajlovima, poželjno je uložiti u umrežavanje tih računara i barem jedan mrežni hard disk na kojem bi stojali zajednički podaci i kojem bi svi računari imali pristup u svakom momentu.
2. Održavanje računara
Ako se na poslu koristite računarom, održavajte ga redovno. Periodično posećujte sajtove proizvođača komponenata i proveravajte da li su izašli novi drajveri za računar, ili instalirajte neki od programa koji će to da rade automatski umesto vas (jedan od dobrih besplatnih programa za to je SlimDrivers). Uz to, proveravajte da li su izašle zakrpe i apdejti za programe koje često koristite.
Uklonite sve nepotrebne prečice, programe i igrice sa desktopa ili još bolje sa računara uopšte. Radite periodično defragmentaciju sistemske particije (osim ako u računaru nemate SSD hard disk) kako bi operativni sistem bio malo živahniji. Koristite neki od automatizovanih programa za održavanje sistema i čišćenje suvišnih fajlova, instrukcija i programa koji se pokreću pri podizanju sistema (popularni su CCleaner, Glary Utilities, BoostSpeed…).
Redovno čuvajte podatke i odlažite ih na nekim fiksnim medijima (CD, DVD ili eksterni hard disk za takvu namenu, flash uređaji su manje stabilni za duže periode čuvanja podataka).
Ako vam se računar i dalje čini sporim, proverite kakav je odnos cene ulaganja u unapređivanje neke komponente u odnosu na uzimanje celog novog računara, i koliko ubrzanje možete da očekujete. U nekim slučajevima može se desiti da sa jednostavnim dodavanjem memorijskih modula ili zamenom procesora dobijete ogromne razlike u brzini, a da vas to ne košta mnogo.
3. Korišćenje pametnih uređaja i daljinski pristup
Uz upotrebu računara u donekle već tradicionalnom maniru, trebalo bi početi i sa primenom novijih trendova, pošto postoji dosta toga što nam može pomoći da se bolje organizujemo. LastPass nam nudi mogućnost stvaranja online naloga na kojem možemo bezbedno upravljati svim svojim lozinkama za pristup sajtovima i čuvati ih, bez potrebe da ih držimo u sećanju.
Ukoliko koristite tablet ili pametni telefon, uvežite svoje naloge sa desktop računarom i koristite softver za daljinski pristup kako biste imali pristup dokumentima, mejlovima i ostalim podacima u svakom momentu kada vam je to potrebno.
Kada komunicirate ili delite dokumenta sa drugima preko interneta ili mreže, umesto e-mail korespondencije možete korisititi i deljene foldere nekog od sistema skladištenja „u oblaku“ (Dropbox, Google Drive, iDrive, OneDrive…), odnosno Google Hangouts ili Skype za brze prepiske ili konferencijske pozive.
4. Upotreba To-Do aplikacija za organizovanje
Umesto pisanja po ceduljicama, izbacite papir upotrebom nekih od aplikacija za organizovanje i pravljenje lista za uraditi. Tako ćete imati sve na jednom mestu, nećete gubiti stvari iz vida, dok ćete biti u stanju da podesite podsetnike na bitne događaje, postavite nivoe prioriteta obaveza, delite zadatke i rokove izvršenja među zaposlenima, i mnogo drugih opcija koje većina ovih aplikacija nudi čak i u svojim besplatnim verzijama.
Najpoznatije i najpopularnije aplikacije za ove potrebe, a da postoje za sve veće platforme su Wunderlist, Any.Do i Todoist.
Za pravljenje zabeleški i njihovo razvrstavanje takođe su korisni i OneNote, Google Keep i Evernote, pošto nude širok spektar opcija, a laki su za učenje i navikavanje.
Zaključak
Mogućnosti za poboljšavanjem u radu sa računarom dosta zavise i od tipa posla kojim se bavimo, tako da i uticaji organizacije rada na računaru mogu da variraju u velikoj meri. Ovde smo se dotakli samo onih univerzalnih pomagala koja će svakako pomoći i unaprediti produktivnost, bilo kojom sferom poslovanja da se bavimo.
Ono što možemo da vam preporučimo je naravno da uvek istražujete i pratite nova dešavanja i uvodite svaku izmenu koja vam se učini dobrom, makar eksperimentalno, pošto gomila sitnih unapređenja na kraju mogu da daju velike rezultate kada se saberu.
Ukoliko imate pitanja, potreban vam je savet, ili jednostavno imate želju da sopstveno mišljenje ili iskustvo podelite sa drugima, slobodno to napišite u komentaru.
