You are currently viewing Organizovanje vašeg radnog prostora (1. deo)

Organizovanje vašeg radnog prostora (1. deo)

Pretplatite se na naš Youtube kanal klikom na crveno YouTube dugme kako biste znali kada se pojavi nova lekcija.

Bez obzira na to kojim se poslom bavimo, redovna pojava na radnom mestu bude spontano nagomilavanje loma u vidu dokumenata, poruka, šolja, alata i svega ostalog što možemo zamisliti. Svaku pomisao na raspremanje tog meteža obično odbacujemo kao gubljenje vremena, ili se u retkim situacijama odlučimo za neko veliko spremanje, ali time samo vraćamo ciklus na početno stanje i lom se posle nekog vremena ponovo magično vraća.

U suštini, budemo uvek u nekoj meri svesni da nas taj lom zapravo usporava, pogotovo kada krenemo u potragu za „onim papirićem“ ili „onim dokumentom“. Zato ćemo se sada osvrnuti na neke stvari koje možete veoma lako i brzo da izmenite u svom radnom prostoru i time povećate svoju produktivnost, uz svođenje „velikih spremanja“ na minimalnu meru.

1. Korpa za otpatke

Da, zvuči jako logično i maltene podrazumevano, ali ljudi je često neopravdano zanemaruju kao koristan alat za organizaciju prostora. Sve iole bitne informacije sa papirića i porukica treba preseliti u neko adekvatnije okruženje, bilo ono digitalni format ili rokovnik, a papiriće i porukice preseliti u kantu. Olovke i markere treba isprobati i pobacati sve što ne radi. Ne treba imati milosti ni prema zastarelim dokumentima, koji se redovno ostavljaju reda radi – pravilo kojeg se uglavnom valja držati je da ako nešto nije jako bitno, a nije zatrebalo u poslednjih 6 meseci, nije potrebno uopšte.

Korpa za otpatke

I sama funkcionalnost kante je bitna stvar. U svom okruženju treba imati kantu koja je dovoljno velika da ne mora da se prazni svakog dana, a dovoljno mala da ne smeta. Treba je postaviti na mesto gde će biti lako dostupna i primetna, a da ne bude na putu. Po mogućstvu, valjalo bi da se u kantu redovno postavlja kesa kojom bi se dodatno olakšalo pražnjenje sadržaja kante i održavanje higijene.

2. Uklanjanje nepotrebnih stvari iz neposrednog okruženja

Mnogo bolje i efikasnije funkcionišemo kada u svakom trenutku imamo dovoljno slobodnog prostora da neometano obavljamo svoje zadatke. Zato treba rasteretiti svoje radne površine od svega suvišnog što se tu može nalaziti.

Pre svega, mislimo na sporedne stvari koje mogu biti uklonjene sa radnog mesta. To su stari katalozi proizvoda, dokumentacija koja se retko koristi ili služi kao podsetnik, pokvareni uređaji koji već neodređeno dugo čekaju na popravku, suvišne saksije sa biljkama (pogotovo ako te biljke ne izgledaju baš najzdravije u vašem radnom prostoru), predmeti koje su vaše kolege ostavile i nikada posle odnele…sve to može da se ukloni ili izmesti u ostavu ili neku višu policu gde neće smetati.

Koliko god bilo lepo imati slike porodice, kalendare sa foto modelima, figurice koje ste kupili na prethodnom putovanju i slične predmete za davanje ličnog pečata radnom mestu, uvek treba imati meru, pošto u nekom momentu to može postati smetnja.

Šalovi, kape, rukavice , ešarpe i ostali odevni predmeti takođe ne bi trebalo da prilaze vašem radnom mestu, već treba da ima svoje odvojeno mesto ako prostor to dozvoljava. Ako nosite torbu ili ranac, izvadite iz njih ono što će vam na radnom mestu možda zatrebati, a ostatak ostavite sa odećom.

3. Razvrstavanje i kompartmentalizacija

Predmete koji su vam u svakodnevnoj upotrebi držite tako da su vam uvek pri ruci i u vidokrugu. Razvrstajte sve prema tipovima, ukoliko imate fioke u stolu, odvojte prazne papire od često korišćenih dokumenata i ostalih papira sa zabeleškama, i svakoj od ovih grupa dodelite zasebnu fioku. Ukoliko nemate fioke, na slobodnoj stranici stola se jednostavno mogu napraviti držači za papir, čime se može uštedeti dosta prostora.

Uvedite neki sistem označavanja i sve fascikle i registratore jasno obeležavajte. Ako često pišete na cedulje, treba koristiti cedulje u boji i odrediti koja boja će sadržati koje informacije (npr. žuta-kontakti, crvena-obaveze, plava-zabeleške) i držati ih u zasebnim kutijama. Kao još jednu pisanu alternativu ceduljama možete posmatrati i svesku ili rokovnik gde biste beležili sve bite sitnice.

4. Ostalo

Naravno, ima još mnogo toga što je u ovom članku ostalo nepomenuto, pošto je tema maltene neiscrpna, ali pomenućemo neke od saveta koje valja razmotriti:

– Početi organizaciju radnog prostora od nule, isprazniti sve police i fioke i krenuti sistematski.

– Pronaći namenu manje dostupnim i neiskorišćenim delovima prostorije (npr. polica iznad vrata).

– Ostavljati dovoljno slobodnog prostora oko skenera, štampača, faksa i ostalih uređaja koji se tokom rada koriste.

– Razdvojiti radnu površinu za rukovanje dokumentima od površine za rad na računaru (moguće čak i u okviru istog radnog stola).

Ovde smo se najviše osvrnuli na uređivanje samog prostora, dok ćemo se u narednom članku osvrnuti na organizaciju računara na radnom mestu.

Ukoliko imate pitanja, potreban vam je savet, ili jednostavno imate želju da sopstveno mišljenje ili iskustvo podelite sa drugima, slobodno to napišite u komentaru.

Habequs

Ostavite odgovor